22 Sep

Administrative Assistant International Partnerships And Office Management Jobs Vacancy in Mitacs Montréal

Position
Administrative Assistant International Partnerships And Office Management
Company
Mitacs
Location
Montréal QC
Opening
22 Sep, 2018 30+ days ago

Mitacs Montréal urgently required following position for Administrative Assistant International Partnerships And Office Management. Please read this job advertisement carefully before apply. There are some qualifications, experience and skills requirement that the employers require. Does your career history fit these requirements? Ensure you understand the role you are applying for and that it is suited to your skills and qualifications.

Follow the online directions, complete all the necessary fields, and provide all relevant information so your application is submitted correctly. When you click the 'Apply this Job' button (open in new window) you will be taken to the online application form. Here you will be asked to provide personal and contact details, respond to employment-related questions, and show how you meet the key selection criteria.

Administrative Assistant International Partnerships And Office Management Jobs Vacancy in Mitacs Montréal Jobs Details:

Faites partie de notre équipe qui mise sur l’innovation et l’entrepreneuriat!

Grâce à des programmes de recherche et de formation uniques, Mitacs permet à la prochaine génération d’innovateurs d’acquérir des compétences essentielles dans les domaines des sciences et des affaires. En collaboration avec les entreprises, les gouvernements et les établissements d’enseignement, Mitacs soutient l’avènement d’une nouvelle économie en tablant sur la plus importante ressource du Canada : son capital humain. Pour connaître du succès à Mitacs, vous devez vous épanouir dans un milieu axé sur l’entrepreneuriat et miser sur le travail en équipe. Vous aimez sortir des sentiers battus et cherchez à apporter continuellement des améliorations aux programmes que nous concevons et mettons en œuvre. Mitacs est fier d’offrir des programmes novateurs de qualité destinés à des marchés précis et encourage tous les membres de son personnel à adopter une approche stratégique à l’égard des projets sur lesquels ils travaillent. Mitacs favorise une culture où tous les employés sont valorisés et respectés.

Adjoint administratif ou Adjointe administrative, Partenariats internationaux et gestion de bureau

Description du poste :

Sous la direction de la gestionnaire, Administration, le titulaire de ce poste fournira du soutien efficace et de haute qualité à la vice-présidente, Partenariats internationaux et son équipe. Le titulaire de ce poste est aussi responsable des opérations quotidiennes du bureau de Mitacs à Montréal. Le candidat retenu doit posséder au moins trois ans d’expérience dans un rôle administratif, être en mesure d’accomplir simultanément plusieurs tâches, avoir des aptitudes en communication efficace et la capacité de respecter les échéances malgré les interruptions fréquentes. Le titulaire de ce poste fait partie d’une équipe administrative qui offre un large éventail de soutiens administratifs aux programmes et aux dirigeants de Mitacs.

Responsabilités :

Appuyer la vice-présidente, Partenariats internationaux et son équipe

  • Gérer et surveiller leurs calendriers et horaires, y compris les réunions et activités internes et externes.
  • Appuyer l’organisation d’événements.
  • Préparer des documents lorsque nécessaire (correspondance, rapports, tableaux, feuilles de calcul), y compris la préparation pour les réunions de Mitacs (copies, assemblage, reliure, etc.).
  • Créer des matériels de breffage et des présentations pour les réunions externes.
  • Préparer des ébauches de propositions et des protocoles d’entente
  • Participer à la liaison avec les parties prenantes et à certaines réunions externes.
  • Créer des archives des accords de partenariat internationaux, soutenir la documentation et la correspondance de haut niveau selon les pays.
  • Coordonner la logistique et la réservation de réunions ainsi que la préparation de breffages pour les voyages internationaux.
  • Organiser les préparatifs des voyages internationaux, y compris les vols, l’hébergement, les itinéraires et les documents de voyage et la préparation des demandes de remboursement.
  • Formuler des recommandations sur les outils et les processus pour encourager les communications efficaces au sein du service et la distribution d’information et s’assurer que les pratiques exemplaires continuent d’être suivies.

Agir comme personne-ressource en administration pour le bureau de Montréal

  • Réaliser des tâches de réception au bureau de Mitacs à Montréal; accueillir et aider les visiteurs et le personnel; gérer les appels téléphoniques entrants/sortants; commander et pourvoir les fournitures de bureau et de cuisine.
  • Surveiller et commenter le budget de dépenses de bureau (p. ex. messagerie, fournitures de bureau et de cuisine, traiteur, etc.).
  • Aider à résoudre les questions de besoins d’espace ou d’installations selon les besoins.
  • Traiter les communications entrantes et sortantes; ouvrir et distribuer le courrier, envoyer et recevoir les colis de messagerie.
  • Soutenir le service des RH avec la coordination des entrevues de candidats, incluant accueillir et rencontrer les candidats, réserver les salles de réunion et gérer les séances Webex pendant les présentations.
  • Agir comme personne-ressource pour les services de TI/SI afin de résoudre les problématiques ayant trait à la technologie.

Compétences et expérience

  • Posséder un baccalauréat d’un établissement d’enseignement reconnu.
  • Être pleinement bilingue en français et en anglais.
  • Posséder de trois à cinq ans d’expérience administrative dans un environnement d’affaires, juridique ou d’enseignement postsecondaire.
  • Posséder la capacité de demeurer calme sous pression, de respecter les échéances et d’établir la priorité des tâches.
  • Posséder d’excellentes aptitudes à communiquer à l’oral et à l’écrit, y compris faire preuve de tact et de diplomatie.
  • Faire preuve d’esprit d’initiative, être en mesure de travailler dans un environnement axé sur le travail en équipe et équilibrer les besoins de plusieurs personnes et de l’équipe.
  • Connaissance pratique de systèmes de gestion du contenu et de l’information.
  • Capacité de conserver un haut niveau de confidentialité en tout temps.
  • Excellentes aptitudes techniques pour l’utilisation de Microsoft Office 365, Sharepoint, et PowerPoint.
  • Posséder la capacité de demeurer calme sous pression, de respecter les échéances et d’établir la priorité des tâches.


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Be part of our innovative and entrepreneurial team!

Through unique research and training programs, Mitacs is developing the next generation of innovators with vital scientific and business skills. In partnership with companies, government and academia, Mitacs is supporting a new economy using Canada’s most valuable resource – its people. In order to be successful at Mitacs you thrive in an entrepreneurial environment and promote a team atmosphere. You are an “out of the box” thinker who strives to implement continuous improvements to the programs we design and deliver. Mitacs prides itself on delivering quality, innovative programs to specific markets and encourages all staff to have a strategic approach to the projects they are working on. Mitacs fosters a culture where all employees are valued and respected.

Administrative Assistant, International Partnerships and Office Management

Position Summary:

Under the direction of the Manager, Administration, the Administrative Assistant, International and Office Management will provide effective and high-quality support to the VP, International and her team. This position is also responsible for the efficient day-to-day operations of Mitacs’ Montreal office. The successful candidate will have a minimum of three-years’ experience in an administrative role, the ability to multi-task, effective communications skills, and the ability to meet deadlines with frequent interruptions. This position is part of an administrative team that provides a broad cross-section of administrative support to Mitacs’ programs and executives.

Responsibilities:

Provide support to the VP, International Partnerships and her team by:

  • Managing and overseeing calendar and schedule, including both internal and external meetings and events
  • Assisting in the organization of events
  • Preparing documents as required (correspondence, reports, tables, spreadsheets), including preparation for Mitacs meetings (copying, collating, and binding etc.)
  • Creating briefing materials and presentations for external meetings
  • Participating in stakeholder outreach and select external meetings
  • Creating a repository of international partnership agreements, supporting documentation and high-level correspondence by country
  • Drafting proposals and memorandum of understanding
  • Coordinating logistics, booking meetings and preparing briefings for international trips
  • Organizing international travel arrangements, including flights, accommodations, itinerary and travel documents, and preparing travel expense claims
  • Making recommendations for tools and processes to encourage effective departmental communications and distribution of information and ensure best practices continue to be followed.

Act as administrative contact for the Montreal office by:

  • Providing receptionist duties to the Mitacs Montreal office a; greeting and assisting visitors and staff; managing incoming/outgoing telephone calls; ordering and maintaining office and kitchen supplies.
  • Monitoring and providing input on budget for office service expenses (i.e. couriers, office and kitchen supplies, catering, etc.).
  • Assisting with resolving space requirements or facilities issues as required.
  • Processing incoming and outgoing communications; opening and distributing mail, sending and receiving courier packages.
  • Assisting the HR department with coordinating candidate interviews, including greeting and meeting candidates, book meeting rooms and managing Webex sessions during presentations.
  • Acting as a liaison with the IT/IS department to resolve technology-related issues.

Skills and Experience:

  • Bachelor’s degree from a recognized educational institution
  • Fully bilingual in both French an English
  • Three to five years of administrative experience in a business, legal, or academic setting
  • The ability to remain calm under pressure and to meet deadlines and prioritize tasks
  • Strong verbal and written communication skills, including tact and diplomacy
  • Self-motivated, able to work in a team environment and balance the needs of numerous individuals, as well as the team
  • Working knowledge of content and information management systems
  • Ability to maintain a high degree of confidentiality at all times
  • Excellent technical skills using Microsoft Office 365, Sharepoint, and PowerPoint
  • The ability to remain calm under pressure and to meet deadlines and prioritize tasks


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